Як встигати все? Корисні поради франківської експертки з тайм-менеджменту.

Робота, дім, а ще зустрічі з подругами та заняття з англійської — як скласти цей пазл і вмістити всі справи в один день? Це завдання зі зірочкою для кожної сучасної людини, адже життя насичене, і не хочеться нічого пропустити. Тому звідусіль чуємо, що треба планувати день і розставляти пріоритети. А це, погодьтеся, непросто зробити самотужки. Тому сьогодні говоримо з Марією Лесковець — експерткою з тайм-менеджменту.

-Найперше, що ж це за така наука: тайм-менеджмент?
-У класичному розумінні тайм-менеджмент — це систематичний підхід до організації свого часу з метою досягнення максимальної продуктивності для досягнення цілей. Для мене ж тайм-менеджмент — це не лише про час, а про організацію життя загалом, щоб упорядкувати все те, що відбувається, і справитися з цим, продовжуючи рухатися в заданому напрямку.

– Чи абсолютно всім потрібно навчитись організовувати свій час?
-Насправді ні, навички тайм-менеджменту — це один із інструментів для досягнення вашої мети. Він дозволяє ефективніше використовувати всі доступні вам ресурси. Тому це актуально для тих, хто має конкретну ідею і намагається її реалізувати. Але якщо людина просто живе і насолоджується цим, їй не потрібно точно планувати кожну годину чи складати план дій.

-З чого варто розпочати?
-Перш за все, з розуміння, що ми керуємо не часом, а лише своїми діями. Ми вирішуємо, що саме будемо робити в той чи інший день. Щоб ці дії були ефективними і вели вас до реалізації вашої мети, з’ясуйте, чого саме ви хочете. Тут буде корисна поширена техніка коучів «Колесо життєвого балансу». Ця вправа допоможе зрозуміти, на що саме вам варто приділити більше часу просто зараз.

-Які стратегії та техніки ви рекомендуєте для покращення тайм-менеджменту?
-Найперше, що я пропоную своїм клієнтам, щоб розібратися з часом, — це вправа «Хронометраж». Це доволі проста техніка, суть якої полягає в тому, що ви записуєте всі свої дії за день протягом тижня. Ви маєте звертати увагу і записувати кожну дрібницю: сніданок — 20 хвилин, перегляд YouTube — 15 хвилин, і так кожну дію. І за тиждень чесно оцініть, скільки часу і на що ви витрачаєте. Бо часто ми не можемо адекватно зрозуміти, куди дівається час, просто цього не помічаємо.

-Як правильно розставляти пріоритети в роботі та особистому житті? Скільки часу на що приділяти?
-Варто відмовитися від такого формулювання. Робота і особисте життя існують в одній площині, а розділити перше місце в списку пріоритетів неможливо. Я раджу обирати періоди на 3-4 місяці, коли ви визначаєте для себе найголовнішу ціль і рухаєтесь до неї. Тут варто чесно відповісти собі, що саме вам необхідно зараз. Не треба будувати планів на рік чи більше — наш мозок не сприймає таких проміжків часу і вважає це нереальним. Насправді неможливо вивести єдину формулу, яка була б релевантною для всіх у питанні визначення пріоритетів. Все залежить від людини, її темпераменту, настрою, від обставин і мільйона інших чинників, які на це впливають. Для вибору пріоритетних цілей керуйтеся питаннями «Що допоможе покращити моє життя зараз?» і «Що допоможе покращити моє життя в перспективі?». Бо є поточні задачі, які в моменті дають нам результат, а є задачі з довгостроковим ефектом.

–Які найпоширеніші помилки роблять люди при управлінні часом?
-Найчастіше ми неадекватно оцінюємо час. Виділяємо недостатньо часу на процеси. Тому насамперед варто розуміти й оцінювати реальну тривалість тих чи інших задач. Наприклад, ставити варити борщ за 30 хвилин до виходу з дому не варто, бо готується він значно довше. Також варто завжди враховувати ймовірність форс-мажорів і додавати +25% до запланованого часу, а якщо ви мама дитини до 14 років, можете сміливо закладати в планування всі 50%. Так ви не будете дратуватися і поспішати, якщо щось піде не за планом. Ще одна дуже поширена помилка — ігнорування відпочинку. Ми розплановуємо весь день, не залишаючи собі часу перевести подих. Тому не забувайте виділяти острівці спокою від 15 хвилин до години протягом дня, щоб відновитися. Крім того, що ви правильно спланували свій день, ще варто розрахувати ресурси. Не плануйте масштабні процеси один за одним. Ви, звісно, можете вписатися в запланований час, але чи вистачить у вас енергії якісно зробити все, що ви хотіли? Краще розтягніть це на декілька днів, тоді й почуватиметеся краще, і результат роботи буде вищим.

–Як впоратися з прокрастинацією та відволіканнями?
-Тут зрозумілі поради, які більшість не виконує. Якщо йдеться про роботу — приберіть робоче місце, щоб вас нічого не відволікало. Вимкніть сповіщення на смартфоні, поки працюєте над своєю задачею, встановіть ліміти екранного часу на програми, які найбільше відволікають увагу. Оберіть конкретний проміжок часу, за який ви завершите цю задачу, а після її виконання створіть систему заохочення. А ще дуже популярний метод «Помідор», щоб не відволікатися від нудних і монотонних задач. Суть техніки полягає в тому, що ви працюєте інтервалами: 25 хвилин роботи і 5 хвилин відпочинку. Після чотирьох послідовних «помідорів» ви можете зробити довшу перерву. Якщо ви помічаєте у себе прокрастинацію, треба визначити її причину. Часто це може бути емоційна чи фізична втома. Також причиною може бути те, що насправді ви вважаєте цю задачу надто складною чи взагалі непотрібною. Якщо причиною є враження, що задача заскладна для вас, то її треба розділити на дрібніші процеси й виконувати їх один за одним. Якщо ж задача для вас незрозуміла чи є враження, що це непотрібна робота, шукайте позитивні стимули для виконання або раціональні причини її не виконувати.

-Що б ви порадили людям, які тільки починають цікавитися тайм-менеджментом?
-Зрозуміти, що тайм-менеджмент — це не список завдань на день. Це планування кожного відрізку часу з урахуванням того, що ви рухаєтеся до своєї мети. Якщо ви хочете глибше зануритися в цю тему, розпочніть із книги Браяна Трейсі «З’їж цю жабу». А найпростіше — почніть користуватися Google Календарем. Це елементарна порада, яку мало хто виконує.